Stellungnahme zum Coronavirus

Compliance an der Schnittstelle 

Wo verlaufen die Grenzen zwischen privater Meinungsäußerung im "Social Web" und Unternehmensveröffentlichung, zwischen kommerzieller Werbung und persönlichen Bewertungen? Wie weit darf ich gehen in Äußerungen über mein eigenes Unternehmen oder über Wettbewerber? Wo hört das Dienstliche auf und wo beginnt das Private? Zu diesen und weiteren Fragen äussern sich Dr. Andreas Gilch, Metro AG, und Hanna Benders, GALERIA Kaufhof GmbH im Handelsblatt Journal Compliance:

Social Media in Unternehmen – Compliance als Instrument des Kulturwandels

Facebook, google+, twitter oder Youtube sind aus der modernen Kommunikationslandschaft nicht mehr wegzudenken

Unternehmen nutzen die neuen Plattformen zunehmend für die Ansprache der eigenen Kunden und wichtiger Zielgruppen. Auch viele Mitarbeiter von Firmen sind – ob privat oder dienstlich - auf den virtuellen Foren aktiv. Hier entsteht eine Schnittstelle, die für die Arbeit des Compliance Officers an Bedeutung gewinnt. Seine Aufgabe besteht inerster Linie darin, Mitarbeitern Orientierung im Umgang mit Social Media zu ermöglichen. Dabei geht es zum einen um sehr grundsätzliche Frage-stellungen: Wo verlaufen die Grenzen zwischen privater Meinungsäußerung und Unternehmensveröffentlichung, zwischen kommerzieller Werbung und persönlichen Bewertungen? Wie weit darf ich gehen in Äußerungen über mein eigenes Unternehmen oder über Wettbewerber? Wo hört das Dienstliche auf und wo beginnt das Private? Aber es gibt auch sehr praktische Themen, die zu behandeln sind.

Diese betreffen beispielsweise die (Eigen-) Verantwortung des Mitarbeiters, den höflichen und korrekten Umgang im Netz (sog. Netiquette), die Professionalität der online getätigten Aussagen und die Zulassung der Nutzung von sozialen Medien in der Arbeitszeit oder IT-Sicherheit. Der Compliance Officer hat die Aufgabe, unter Berücksichtigung der jeweiligen Unternehmenskultur und der rechtlichen Rahmenbedingungen diese Fragen in Formvon Richtlinien oder Handlungsempfehlungen aufzuarbeiten.

Dabei hat er auch den Grad der Verbindlichkeit einer Regelung zu berücksichtigen. Das reicht von einer bloßen Handlungsempfehlung über formale
Richtlinien bis hin zur Betriebsvereinbarung.

Doch Social Media-Richtlinien sind zwecklos, soweit diese nur proforma auf dem Papier existieren

Entscheidend für die Umsetzung ist die Sensibilität der Mitarbeiter für die Unterstützung der sich verändernden Kommunikationskultur. Insbesondere Multichannel-Unternehmen nutzen die sozialen Medien auch, um neue Kunden anzusprechen und den Multichannel-Handel anzukurbeln.

Social Media bekommen auf diesem Wege eine Bedeutung in einem sich wandelnden Geschäftsmodell des Einzelhandels. In diesem Kontext gilt es, die social intelligence der Mitarbeiter den Gegebenheiten des neuen Konzeptes anzupassen. Durch eine umfassende Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter können diese für neue Strategien gewonnen und aktiv einbezogen werden.

Auch das Thema Datenschutz spielt in der Social Media-Vermittlung eine wichtige Rolle. Im Zeitalter von NSA & Co. kommt es des Öfteren zum sogenannten „privacy paradox“: Man weiß um die Möglichkeiten von Datenschutzverletzungen, geht aber davon aus, dass man selbst davon nicht betroffen sein wird. Hier helfen weitere Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter. Immerhin hat sich unlängst selbst der EuGH um den Datenschutz bemüht (EuGH Urteil vom 13.05.2014) und ein Recht auf Vergessen bei Google eingeräumt.

Was bedeutet das für selbst eingestellte Inhalte auf Facebook, Twitter &Co.?

Passend zur Gesamtstrategie und im Hinblick auf das Arbeitsrecht sollten ein paar ganz praktische Dinge verbindlich geklärt werden: Wer im Unternehmen erhält über Dienstrechner oder Smartphones Zugang zu Social-Media-Portalen? Für welche Social-Media-Portale sollen Führungskräfte oder Mitarbeiter freigeschaltet werden? Wird allen Mitarbeitern der Zugang gewährt und wieviel Zeit darf der Mitarbeiter von seiner Arbeitszeit in den Portalen verbringen?

Auch die Rekrutierung neuer Mitarbeiter verändert sich unter den Bedingungen von Social Media. Die Plattformen spielen eine Rolle bei der Erstinformation über den Arbeitgeber und beim Austausch von Mitarbeitererfahrungen mit einem Unternehmen.

Fazit

Die Arbeit des Compliance Officers befindet sich mit Blick auf die sozialen Medien vor neuen Herausforderungen. Geschäftsführung und Mitarbeitern gleichermaßen die Sicherheit und den Schutz rechtmäßigen Verhaltens zu vermitteln, aber auch strategische Neuerungen auf der Basis einer sich wandelnden Kommunikationskultur aktiv mitzugestalten, ist eine sowohl spannende wie wichtige Aufgabe für jeden Compliance Officer.

Autoren: Dr. Andreas Gilch, bis August 2014 Compliance Officer der GALERIA Kaufhof GmbH und seit September 2014 Head of Compliance Germany bei der Metro AG und Hannah Bönders, GALERIA Kaufhof GmbH

Kontakt: Kathrin Dietrich-Pfaffenbach, Conference Director EUROFORUM | XING

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