IT-Dienstleistungen im Rahmen von Outsourcing, Nearshoring, Offshoring und Cloud Services

IT SOURCING

EUROFORUM SeminarBald wieder im Programm.

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Programm

SOURCING STRATEGIE

Welches sind die einzelnen Schritte des selektiven Sourcings für Outsourcing/Outtasking?

  • Aufnahme Ist-Situation/Ist-Analyse
  • Restrukturierung der IT-Service-Landschaft
  • Evaluation der Möglichkeiten
  • Paketierung der Services
  • Sourcing-Entscheidung
  • Umsetzung der Entscheidungen

Was ist bei der Ist-Analyse zu beachten?

  • Erfassung von
    • Leistungsumfang
    • Mengengerüste
    • Verträge
    • Kosten
  • Aufnahme unternehmensspezifischer Rahmenbedingungen
    • Branchenspezifika
    • Geschäftsstrategie/IT-Strategie
    • Governance
    • Einflüsse durch Shareholder

Was sind die einzelnen Schritte von der Anforderung zum Leistungsschein?

  • Analyse der Anforderung in Bezug auf Machbarkeit
  • Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften
  • Modularisierung der Anforderung
  • Definition des Leistungsumfangs
  • Festlegung der Service Level Parameter
  • Definition der Bepreisung/Leistungsverrechnung
  • Dokumentation und Abschluss des Leistungsscheins

Erstellung eines ausschreibungsfähigen Servicekatalogs mit Leistungsbeschreibungen

  • Restrukturierung der vorhandenen IT-Services
    • Modularisierung unter Beachtung der Überschneidungsfreiheit und der lückenlosen Abdeckung
    • Implementierung von ITIL-Prozessen als Leistungen
    • Definition von Service Levels
    • Definition der Verrechnung
  • Erstellung von Leistungsscheinen
  • Bündelung von Leistungsscheinen zu IT-Service
  • Erstellung eines Produktkataloges als "Ladentheke"

Welche passenden Preismodelle gibt es?

  • Fixpreis: konstanter Preis, mengenunabhängig
  • Basispreis mit variablen Preisanteilen
    • Ein variabler Preis
    • Verschiedene variable Preise für Mengenspannen
    • Ggf. Bestimmung einer Baseline/Mindestabnahmemenge
  • Vollständig variable Bepreisung

LIVE
IT Catalogue Sourcing Tool
(Live Demo zur Bewertung von IT-Services)

  • Excel-basiertes Tool
  • Multi-Faktoren-Analyse der Services auf Basis von verschiedenen Anforderungen
    • IT-Strategie
    • Rechtliche Anforderungen
    • Betriebliche Anforderungen
    • Sicherheit
    • Performance
  • Differenzierte Auswertung für einzelne IT-Services

PRAXIS
Erarbeitung einer Sourcing Strategie in der Praxis

  • Aktuelle Herausforderungen in der Praxis durch Nearshoring/Offshoring und Cloud Computing
  • Bündelung einzelner IT-Services zu Paketen
  • Evaluation der Marktpotenziale
    • Strategische Bedeutung (z. B. Differenzierungspotenzial vs. Standardisierung)
    • Sourcing-Potenzial
    • Shoring-Potenzial
  • Betrachtung der Ebenen, die gesourct werden sollen
    (Prozesse – Applikationen – Plattformen – Infrastruktur – Housing)
  • Betrachtung des Prozessumfangs, der gesourct werden soll
    (Management – Implementierung – Betrieb – Support)
  • Zuordnung der Pakete zu einzelnen Sourcing Modellen
    (Eigenfertigung – Infrastruktur-Outsourcing/IaaS – ASP/PaaS – SaaS – BPO)
  • Bündelung der Pakete für das Sourcing
    • Gleiche Sourcing-Optionen
    • Ähnlichkeiten zu Ist-Situation
    • Logische Zusammenhänge
    • Flexibilität
    • Schnittstellenoptimierung
    • Best Practices/Wettbewerbsfähigkeit

Outsourcing-Prozess/Vergabephase

  • Request for Information (RfI)/Competitive Dialogue
    • Definition der in Frage kommenden Dienstleister (Long List)
    • Kontaktaufnahme mit Übermittlung der Absicht (Beschreibung des Leistungsumfangs) und weiterer Anforderungen (z. B. White Papers, Fallstudien, Selbstauskunft)
    • Übergabe der geforderten Dokumente durch Dienstleister/Vorstellung der Dienstleister
    • Vor-Ort-Termine/Workshops
    • Bewertung der Dienstleister
    • Knock-out auf Basis der Bewertung (Short List)
  • Request for Proposal (RfP, Aufforderung zur Angebotsabgabe)
    • Anforderung konkreter Vorschläge zur Leistungserbringung (inkl. Preisen) und ggf. Änderungsvorschlägen
    • Workshops/Interviews/Vor-Ort-Termine
    • Bewertung der konkreten Vorschläge und Preise
    • Indikativer Benchmark
    • Scoring der Dienstleister
    • Verhandlungen mit dem Ziel Letter of Intent (LoI)
  • Due Dilligence/Compliance
  • Vertragsabschluss

Exit-Strategie

  • Abhängig von formellen und informellen Vertragsverhältnissen
  • Ganzheitliche Betrachtung unter Einbindung des alten Dienstleisters, z. B. im Projektplan
  • Unterschiedlichkeit für standardisierte/individuelle Services
  • Phasen: Transition – Transformation – Migration
  • Übergabe erfolgt im Shadowing-Reverse-Shadowing-Prinzip

OPERATIVES SOURCING –
PROVIDER-/DIENSTLEISTERSTEUERUNG
UND VERTRAGSMANAGEMENT

Faktoren für passende Dienstleister für die Long List/ Dienstleister-Einschätzung

  • Prinzip "Eignung – Leistung – Befähigung"
    • Größe
    • Branchenexpertise
    • Innovationsfähigkeit
    • Leistungsfähigkeit
    • Technische Perspektive
    • Strategische Faktoren (z. B. Erbringung von Dienstleistungen in bestimmten Staaten)
    • Rechtliche Einschränkungen (z. B. Datenhaltung in USA, vgl. FISAA/PATRIOT ACT)
    • "Weiche" Faktoren (z. B. Unternehmenskultur)
    • "Politische" Faktoren

LIVE

  • Bewertung auf Basis des Competitive Dialogue Evaluation Tools (Live-Demo)
    • Excel-basiertes Tool
    • Bewertung durch mehrere Personen
    • Festgelegte Einschätzungskriterien
    • Unterschiedliche Gewichtung der Faktoren

Exkurs: Insourcing

  • Mögliche Gründe:
    • Umsetzung der IT-Strategie
    • Optimierung interner Ressourcen
    • Schaffung interner Kompetenzen für Innovationsthemen (z. B. Smart Grid im EVU-Sektor)
  • Ablauf prinzipiell wie im Outsourcing
  • Herausforderungen:
    • Aufbau eigener Kompetenzen
    • Interne Umsetzung, z. B. Governance
    • Personalübergänge
    • Professionalisierung

PRAXIS
Praxisbeispiel Operatives Sourcing mit Cloud-Lösung
(gesamter Sourcing-Prozess)

  • Evaluation des Marktes
  • Entwicklung einer Sourcing-Taktik
  • Spezifikation der Anforderungen
  • Verifikation der Lösungsangebote am Markt
  • Kommerzielle Modelle
  • Rechtliche Fragestellungen
  • Betriebliche Fragestellungen
  • Verhandlung und Vertragsschluß
  • Transition

Checkliste für Themen im Rahmenvertrag

  • Reihenfolge der bilateralen Vereinbarungen
  • Change Management/Änderungsverfahren
  • Malus-Regelungen
  • Anforderungen an Mitarbeiter des Dienstleisters/Mitspracherechte
  • Umgang mit Subdienstleistern
  • Anforderungen an Leistungen des Auftragnehmers (z. B. Leistungsorte, Dokumentation, Beachtung des Stands der Technik)
  • Vorgaben an die IT-Infrastruktur
  • Zertifizierungen
  • Regelungen zu Audits
  • Anpassung der Preise (Marktpreisermittlung, z. B. durch Benchmarking)
  • Mitwirkungspflichten des Auftraggebers/Beistellungen
  • Assetübernahme
  • Rechtseinräumungen an Standardkomponenten/Produkte Dritter
  • Vergütung/Rechnungslegung auf Basis des Reportings
  • Kooperation/Vertragsgovernance
  • Geheimhaltung/Vertraulichkeit
  • Daten- und Informationsschutz
  • Leistungsmängel, Verzug und Schutzrechte Dritter
  • Sicherstellung der Leistungserbringung in Krisensituationen
  • Haftungsbeschränkung, Versicherung
  • Laufzeit und Kündigung (z. B. bei Änderung von Beteiligungserfüllungen)
  • Exklusivität
  • Vertrags- und Betriebssprache, Anwendbares Recht, Gerichtsstand

Indikativer Benchmark für Zielpreise im Vertrag

  • Aufnahme der Leistungen
  • Normalisierung, d. h. Berücksichtigung der Vergleichbarkeit
  • Auswahl der Vergleichsgruppe, insbesondere Branche, Größe, Leistungsumfang
  • Durchführung des Benchmarkings

Wann sollte man den Dienstleister wechseln?

  • Optimierung der IT-Kosten
  • Professionalisierung der IT-Services
  • Umsetzung der IT-Strategie/Geschäftsstrategie, z. B. Innovationsfähigkeit
  • Optimierung der IT-Ressourcen
  • Politische/"weiche" Gründe

Aufsetzen eines professionellen Providermanagements mit Kennzahlen

  • Festlegung der "richtigen" Kennzahlen
  • Prüfung des Dienstleister-seitigen Monitorings auf Korrektheit und Eignung
  • Automatisierte Messung und Aggregation der Kennzahlen
  • Aktive Steuerung durch Mitarbeiter mit entsprechenden
  • Kompetenzen und Kenntnissen
  • Definition von Grenzen für die Kennzahlen mit entsprechenden Folgen
  • Umsetzung einer Governance mit Rollen, Eskalationswegen und regelmäßigen Zusammenkünften

Dienstleister-Steuerung und -Kommunikation

  • Proaktive Steuerung nötig, d. h. nicht reaktiv
  • Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses (z. B. durch regelmäßige Treffen, Jour-fixes)
  • "Harte" Steuerung über Reporting, Kennzahlen-Cockpit und darauf aufbauend Incentivierung
  • Rechtzeitige Kommunikation von Veränderungen oder Anforderungsanpassungen
  • Interne Audits/Benchmarks
  • Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses in Bezug auf die Zusammenarbeit
  • Sicherstellung der ITIL-Prozesse Service Design und Continual Service Improvement

Laufendes Vertragsmanagement/Konzeption einer Retained Organisation

  • Retained Organisation: Einheit, welche die steuernde Schnittstelle zum Dienstleister übernimmt
  • Aufgaben:
    • Management der Vertragsbeziehungen
    • Management der internen Anforderungen (Demand Management)
    • Steuerung, Kommunikation und Prozessgestaltung
    • Qualitätsprüfung
    • Controlling/Kostenkontrolle
  • Vertragsmanagement:
    • Stetige Prüfung der Leistungserbringung
    • Sicherstellung der Einhaltung der eigenen Verpflichtungen
    • Durchführung und Steuerung von Änderungsprozessen im Vertrag
    • Überwachung von Mengengerüst
    • Prüfung der eingesetzten Technologie des Dienstleisters

Zeitrahmen des Seminars

Erster Tag
09.00 Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Tagungsunterlagen
09.30 Seminarbeginn
13.00 Gemeinsames Mittagessen
17.30 Ende des ersten Seminartages
Wir laden Sie herzlich zu einem Umtrunk ein! Nutzen Sie die ungezwungene Atmosphäre zum Erfahrungsaustausch mit den Referenten und anderen Teilnehmern.

Zweiter Tag
09.00 Seminarbeginn
12.30 Gemeinsames Mittagessen
17.00 Ende des Semiars
Am Vor- und Nachmittag sind flexible Kaffeepausen vorgesehen.

Am Abend des ersten Veranstaltungstages lädt Sie das Van der Valk Airporthotel Düsseldorf herzlich zu einem Umtrunk ein.