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Die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im Bund

Die  dem  Vergaberecht  unterliegenden  öffentlichen  Auftraggeber  und sonstigen Auftraggeber in Deutschland sind durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die ausführenden nationalen Gesetze verpflichtet,  ab  dem  27.  November  2018  elektronische  Rechnungen,  sog.  E-Rechnungen,  zu  empfangen  und  zu  verarbeiten.  Für  subzentrale  öffentliche  Auftraggeber  sowie  für  Sektorenauftraggeber  und  für  Konzessionsgeber gilt der 27. November 2019 als Stichtag.

Als zentralen Schritt zur Umsetzung der EU-Richtlinie hat das Bundeskabinett  am  6.  September  2017  die  neue  E-Rechnungs- Verordnung  des  Bundes  beschlossen.  Diese  sieht  einschneidende  Regelungen  für  den  elektronischen Rechnungsaustausch mit den Auftraggebern des Bundes vor, die teilweise über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinausgehen:

  • So werden ab dem 27.11.2020 alle privaten Unternehmen verpflichtet, nur noch E-Rechnungen auf der Basis von öffentlichen Aufträgen zu senden.
  • Des Weiteren müssen diese E-Rechnungen unter Nutzung einer zentralen E-Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE; siehe hierzu nachfolgend) übermittelt werden.
  • Schließlich ist die Vorgabe, dass die E-Rechnungen grundsätzlich in dem Format XRechnung ausgestellt werden; ausnahmsweise können auch andere  europarechtlich  zulässige  E-Rechnungen  geschickt  werden,  wenn  diese  über  eine  Leitwegidentifikationsnummer  verfügen,  die  eine  bundesinterne Zuordnung zulässt. Andere Rechnungen werden abgelehnt.

Die Bundesverwaltung hat frühzeitig begonnen, technische und organisatorische Grundlagen zur Einführung der E-Rechnung zu schaffen, um die öffentlichen Auftraggeber bei dieser enormen Aufgabe zu unterstützen. Im Jahre 2015 erstellte das Bundesministerium des Innern (BMI) mit einem auf E-Government spezialisierten Beratungshaus ein Implementierungskonzept für die E-Rechnung, das Lösungen zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aufzeigt. In einem nächsten Schritt erarbeiteten das BMI gemeinsam mit dem Bundesministerium der Finanzen sowie dem Land Bremen und demselben Beratungshaus ein Architekturkonzept, das die föderale Umsetzung des einheitlichen Standards  XRechnung  in  Deutschland  entwirft  und  die  technische  Umsetzung einer zentralen Rechnungseingangsplattform beschreibt. Der  einheitliche  Standard  X-Rechnung  legt  das  semantische  Datenmodell und die Syntaxen für E-Rechnungen fest.

Aufbauend auf diesen Konzepten entsteht derzeit eine Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für alle Bundesbehörden zur zentralen Abwicklung des Empfangs und der Prüfung eingehender E-Rechnungen. Für alle weiteren Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung besteht  das  Angebot,  die  ZRE  ebenfalls  zu  nutzen.  Mit  der  ZRE  werden  wiederkehrende Prozesse des Rechnungsempfangs aufseiten der Verwaltung an zentraler Stelle gebündelt und technisch gelöst. Durch das Bereitstellen  einer  zentralen  Lösung  werden  Doppelentwicklungen  vermieden  und  Kosten  gespart.  Der  Wirtschaft  wird  ein  kostenfreier  und praktikabler Zugangsweg für die Einreichung von E-Rechnungen zur Verfügung gestellt.

Abbildung 1: Funktionsweise der Zentralen Rechnungseingangsplattform

IM WESENTLICHEN UMFASST DIE ZRE FÜNF FUNKTIONALITÄTEN:

1. Authentifizierung
Rechnungssender aus der Wirtschaft können sich an der ZRE registrieren und authentifizieren. Diese Funktionalität wird über Servicekonten
(Nutzerkonten) bereitgestellt.

2.  Weberfassung / Upload
Kleine und mittelständische Unternehmen erhalten die einfache Möglichkeit, Rechnungen inkl. der Anlagen über ein Webformular zu erfassen, ggf. hochzuladen und abzuschicken.

3.  Empfang/Übertragungskanäle
Darüber  hinaus  werden  Rechnungssendern  unterschiedliche  Einlieferungsmöglichkeiten,  u.  a.  eine  Maschine-zu-Maschine-Übertragung über  einen  Webservice  für  eine  schnelle  und  medienbruchfreie  Kommunikation, angeboten.

4. Validierung
Rechnungen werden durch die ZRE anhand eines konkreten Schemas und anhand von Geschäftsregeln überprüft, um die Anzahl der beim Sachbearbeiter eingelieferten fehlerhaften Rechnungen signifikant zu mindern.

5. Adressierung/Weiterleitung
Die  zentral  eingelieferten  und  geprüften  Rechnungen  werden  an  die  korrekte  rechnungsempfangende  Behörde  weitergeleitet.  Die  Behörden  werden  anhand  einer  sog.  Leitweg-Identifikationsnummer  eindeutig identifiziert. Die  ZRE  wird  für  eine  fristgerechte  Nutzung  ab  dem  27.  November  2018  umgesetzt   sein.   Parallel   zur   Umsetzung   der   ZRE   wird   der   rechtliche   Rahmen für den Einsatz der E-Rechnung in der Bundesrepublik  geregelt.

Dr. Stefan Werres, Mag. rer. publ., Bundesministerium des Innern und
Dipl. -Ing. (FH) Martin Rebs M.A., Schütze Consulting AG