Roboter bringen Effizienz ins Backoffice


heisig

Roboter verändern die Arbeits-und Lebenswelt. Unternehmen bedienen sich dieser neuen Entwicklung schon seit Längerem – jetzt steht auch vermehrt der Einzug der Roboter in das Backoffice an.

Die Herausforderung

Trotz des technischen Fortschritts setzen manche Unternehmen noch immer auf manuelle Informationsverarbeitung. Erhöhte Komplexität, der Einsatz mobiler Geräte und Kanäle für die Kommunikation mit Kunden und Partnern nehmen stetig zu. Unterschiedliche Systeme  und vielfältige Datenquellen stellen Unternehmen vor die eigentliche Herausforderung, Systeme so zu verknüpfen, dass ein reibungsloser unternehmensweiter Informationsfluss gewährleistet ist.

Ein Beispiel ist ein großes Produktionsunternehmen mit einer ebenso großen Anzahl von internen und externen Portalen. Es gilt zahlreiche verschiedene Kontaktpunkte miteinander zu verknüpfen, aber in Wirklichkeit sind alle diese internen Systeme viel zu komplex, um wirklich vollständig miteinander verbunden zu sein. Mitarbeiter müssen Lücken füllen und wiederholt Aufgaben wie die Erfassung von Daten und das Abfragen von Kundeninformationen manuell erledigen. Die Folgen sind Fehler, Ineffizienz und Qualitätseinbußen bei der Kundenbetreuung.

Eine Studie von PMG IT hat gezeigt, dass 98 Prozent der Unternehmen die Automatisierung von Geschäftsabläufen als entscheidend für den Geschäftserfolg sieht. Laut dem Whitepaper Cognizant Center for the Future of Work automatisieren bislang 25 bis 40 Prozent der Unternehmen ihre Prozesse. Manuelles Kopieren und das Prüfen der Daten verschiedener Systeme ist noch allgegenwärtig. Viele Unternehmen stehen heute mithin vor der Aufgabe, eine effizientere und exaktere Lösung zu finden.

Robotic Process Automation ist die Lösung

Robotic Process Automation (RPA) ist ein Verfahren zur Automatisierung repetitiver geschäftlicher Transaktionen. Mit RPA-Software können Unternehmen einen „Roboter“ so konfigurieren, dass er Daten erfasst und prüft, Transaktionen bearbeitet und Informationen in verschiedene IT-Systeme des Unternehmens weiterleitet. Hierzu gehören Desktop-Applikationen wie Microsoft Excel, Legacy-Systeme sowie Web-Portale und Websites. Der Roboter stellt die Verbindungen und die Kommunikation mit diesen Systemen her.

Das Unternehmen legt die Abläufe zur Automatisierung fest und der Roboter kann direkt los legen.

Neben einer erheblichen Kostenersparnis können Unternehmen auch Prozesse evaluieren. Schulungen gehören der Vergangenheit an. Einmal erlernt und der Roboter ist einsatzbereit. Weitere Vorteile sind: geringere Fehlerraten, reduziertes Risiko und höhere Produktivität.

RPA hat sogar Wirkung auf die Mitarbeitermotivation, trägt zur Verbesserung Customer Experience bei und all das ohne zusätzliches Personal. Aufgaben wie z.B. die Bearbeitung des Online-Kreditantrags eines Kunden sind in kürzester Zeit möglich.

Was kommt als Nächstes?

Über alle Geschäftsprozesse hinweg bietet RPA eine erhebliche Beschleunigung.

Als nichtinvasive Technologie kann RPA auch die Flexibilität betrieblicher Abläufe verbessern, da die Unternehmen ihre Unternehmensprozesse nicht neu gestalten müssen. Roboter lassen sich auch ohne Programmierung einfach realisieren, so dass sie von einer kleinen Gruppe von IT-Fachleuten verwaltet werden können. Best Practices für die Einführung von RPA stellen sicher, dass das Unternehmen die Software völlig autark verwenden kann. Kofax Kapow zum Beispiel hilft, schnell automatisierte Softwareroboter einzurichten, um repetitive, datenorientierte Aufgaben unter Verwendung beliebiger Datenquellen zu erledigen. Alles vom Kopieren von Daten von einem System in ein anderes bis zur Bearbeitung ankommender E-Mail-Anfragen lässt sich automatisieren.

Die Einführung von RPA dient nicht nur zur Reduzierung der Kosten, sondern ermöglicht durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen weitere wirtschaftliche Vorteile wie etwa eine Produktivitäts- und Reaktionssteigerung. Mechanischen Roboter sind in der Fertigungstechnik längst State of the Art. RPA hat das Potenzial, nun auch die Konzeption und die Verwaltung von Geschäftsprozessen zu revolutionieren.

Darius Heisig ist Vice President of Sales EMEA bei Kofax Deutschland