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AKTUELLES ZUR GESELLSCHAFTERLISTE DER GMBH

Dr. Lutz Pospiech, Rechtsanwalt und Assoziierter Partner, und
Dr. Daniel Rubner, Rechtsanwalt und Counsel, GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB, München

1. Einleitung

Im Zuge der Umsetzung der vierten EU-Geldwäsche-Richtlinie wurde das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) durch § 40 Abs. 4 GmbHG ermächtigt, eine Verordnung über die nähere Ausgestaltung der Gesellschafterliste der GmbH zu erlassen. Das BMJV hat von dieser Ermächtigung Gebrauch gemacht und eine Verordnung über die Ausgestaltung der Gesellschafterlisten erlassen. Die am 1.7.2018 in Kraft getretene Gesellschafterlistenverordnung (GesLV) soll die wesentlichen Fragen zur konkreten Ausgestaltung von GmbH- Gesellschafterlisten klären. Hintergrund ist die gesteigerte Bedeutung von GmbH-Gesellschafterlisten und die – mangels klarer Regelung – divergierende Praxis und Rechtsprechung zur konkreten Ausgestaltung der Gesellschafterlisten.

Grundsätzlich sind die GmbH-Geschäftsführer bzw. der beurkundende Notar nach § 40 GmbHG verpflichtet, die Gesellschafterliste beim Handelsregister einzureichen. Der Gesellschafterliste müssen Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter zu entnehmen sein sowie die Nennbeträge der Geschäftsanteile und die jeweilige prozentuale Beteiligung des Gesellschafters am Stammkapital. Wie die GmbH-Gesellschafterliste konkret ausgestaltet sein soll, hat nunmehr der Verordnungsgeber geregelt.

Im Folgenden soll auf das Ziel und den Hintergrund der GesLV (unter 2.), deren Anwendungsbereich (unter 3.) und die inhaltlichen Anforderungen der GesLV (unter 4.) näher eingegangen werden. Unsere Ausführungen schließen mit einem Beispiel einer Gesellschafterliste und einem Fazit.

Die einfache Identifikation der Gesellschafter und die Transparenz der Gesellschafterverhältnisse sollen gewährleistet werden.

2. Ziel und Hintergrund der Gesellschafterlistenverordnung

Die GesLV enthält insgesamt sechs Paragraphen und klärt einige wesentliche Fragen zur konkreten Ausgestaltung der Gesellschafterliste. Sinn und Zweck der GesLV ist eine Vereinheitlichung der GmbH-Gesellschafterlisten in inhaltlicher und struktureller Hinsicht, um die Nutzerfreundlichkeit zu steigern. Die einfache Identifikation der Gesellschafter und die Transparenz der Gesellschafterverhältnisse sollen gewährleistet werden (vgl. BR-Drs. 105/18, S.1). In einigen Regelungen wird den Listenerstellern ein Ermessen eingeräumt.

3. Anwendungsbereich

Die neuen Anforderungen der GesLV sind von Gesellschaften, die bereits vor Inkrafttreten der Verordnung gegründet worden sind, erstmalig einzuhalten, wenn aufgrund einer Veränderung nach §40 Abs.1 GmbHG eine Gesellschafterliste einzureichen ist. Für Gesellschaften, die nach dem Inkrafttreten gegründet wurden, gilt die Verordnung ohnehin unmittelbar.

Zuständig für die Einreichung sind grundsätzlich die Geschäftsführer einer GmbH, soweit nicht ein Notar an der Veränderung mitgewirkt hat. Die Einreichungspflicht entsteht erst, sobald die Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder dem Umfang ihrer Beteiligung wirksam geworden sind und der Geschäftsführer oder der betre‚ende Notar davon Kenntnis erlangen konnte.

4. Inhalt der Gesellschafterlistenverordnung

Nummerierung von Gesellschaftsanteilen
Zur Gewährleistung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit des Gesellschafterbestands sind nach § 1 GesLV die Geschäftsanteile fortlaufend mit eindeutiger Zuordnung zu den Gesellschaftern zu nummerieren. Zulässig sind ganze arabische Zahlen (1, 2, 3) oder Abschnittsnummern (1.1, 1.2, 1.3). Letztgenannte Variante ist insbesondere zur klaren Sortierung nach Gesellschaftern dienlich. Beispielsweise können die Anteile mit den Nummern 1.x dem Gesellschafter A zugeordnet werden und die Anteile mit den Nummern 2.x dem Gesellschafter B.

Unzulässig ist nach dem Grundsatz der Nummerierungskontinuität in §1 Abs. 2 GesLV die Neuver gabe einer einmal vergebenen Nummer eines Gesellschaftsanteils. Zu Klarstellungszecken kann aber nach § 1  Abs.  4 GesLV eine Bereinigungsliste eingereicht werden, wenn die Gesellschafterliste unübersichtlich geworden ist oder zu werden droht. Der Vorgang soll, zur Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit, nach § 2 Abs. 2 GesLV in der Veränderungsspalte abgebildet werden. Dazu sind die vorherige Nummerierung und der Umstand, dass es sich um eine Bereinigungsliste handelt, in die Veränderungsspalte aufzunehmen.

Führung einer Veränderungsspalte
Die Veränderungsspalte soll Änderungen nach § 40 Abs. 1 GmbHG enthalten. Erfasst sind nur Veränderungen gegenüber der zuletzt im Handelsregister aufgenommenen Liste, die Einfluss auf den Bestand oder die Nummerierung der Geschäftsanteile haben oder einen Wechsel der Inhaberschaft zur Folge haben. Eine nicht abschließende Aufzählung von Veränderungen, die in die Veränderungsspalte aufgenommen werden sollten (nicht müssen), enthält §  2 Abs. 3 GesLV. Von der Aufzählung umfasst sind Veränderungen wie die Teilung oder Zusammenlegung von Geschäftsanteilen.

Für den Fall, dass Angaben der Gesell schafterliste, infolge von Veränderungen […] überholt sind, sind die veralteten Angaben […] vollständig zu entfernen.

Für den Fall, dass Angaben der Gesellschafterliste, infolge von Veränderungen nach § 40 Abs. 1 GmbHG überholt sind, sind die veralteten Angaben nach § 3 GesLV vollständig zu entfernen. Unzulässig ist das bloße Durchstreichen der veralteten Angaben oder Belassen der Angaben mit dem Zusatz „aufgehoben“. Die Veränderungen sollen vielmehr nur aus der Veränderungsspalte ersichtlich werden.

Prozentangaben
Die Pflicht zur Angabe der prozentualen Beteiligung nach § 40 Abs. 1 S.1 GmbHG wurde durch § 4 GesLV konkretisiert. Mit der Angabe der prozentualen Beteiligung soll die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten einer GmbH vereinfacht werden. Die Pflicht erstreckt sich auf den einzelnen Anteil und, falls ein Gesellschafter mehrere Anteile hält, zusätzlich auf dessen Gesamtbeteiligung am Stammkapital.

Die Prozentangaben können nach kaufmännischem Prinzip bis auf eine Nachkommastelle gerundet werden (Zahlen <5 werden abgerundet, Zahlen ≥5 werden aufgerundet). Ohne Rundung kann die Angabe der Beteiligung auch nach der ersten Nachkommastelle abgebrochen werden. Unzulässig ist die Darstellung in Brüchen. Die Rundungsmöglichkeit besteht zwar auch bei der Angabe der Gesamtbeteiligung, aber bei deren Berechnung sind nicht die gerundeten Beträge zu Grunde zu legen. Konsequenz der zugelassenen Rundungen ist, dass die Prozentangaben nicht zwingend 100% ergeben müssen. Für Kleinstbeteiligungen eines Gesellschafters von weniger als 1% am Stammkapital genügt die Angabe von beispielsweise „<1 Prozent“ oder „kleiner 1%“. Unzulässig ist eine Abrundung auf 0,0%. Rundungen oder der Abbruch der Wiedergabe nach einer Nachkommastelle dürfen auch nicht zu Prozentangaben wie 25% oder 50% führen. Grund hierfür ist, dass dies die relevanten Schwellen nach dem Geldwäschegesetz für die wirtschaftliche Berechtigung bzw. Beherrschung sein können. Der wirtschaftlich Berechtigte wäre dann nicht aus der Gesellschafterliste erkennbar und der Sinn und Zweck der Prozentangaben konterkariert. Zur Abhilfe soll deshalb bei einer späteren Nachkommastelle gerundet oder die Wiedergabe abgebrochen werden, um eine eventuelle wirtschaftliche Berechtigung deutlich zu machen (z.B. 25,01% oder 25,001%).

Beispiel einer Gesellschafterliste nach aktuellen Vorgaben
Als Orientierungshilfe für eine Gesellschafterliste mit Veränderungsspalte kann das unten abgedruckte Beispiel dienen. Zu beachten ist, dass der Verordnungsgeber hinsichtlich der grafischen Gestaltung keinerlei Vorgaben gemacht hat und der Listenersteller weitgehend frei bei der Gestaltung ist.

Fazit
Die Gesellschafterlistenverordnung gibt den Listenerstellern und insbesondere den verpflichteten GmbH- Geschäftsführern einige Vorgaben, die zu einem erhöhten Maß an Klarheit und Übersichtlichkeit führen. Insbesondere bei kleineren Beteiligungen besteht die Möglichkeit, diese durch „<1%“ anzugeben, was eine Erleichterung gegenüber der bisherigen Rechtsprechung darstellt, die dies nicht erlaubte (vgl. OLG München, NZG 2018, 63).