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Die Arbeitsorganisation in der Pandemie – Verpflichtungen des Geschäftsführers

Dr. Klara Pototzky, Rechtsanwältin, Taylor Wessing Partnerschaftsgesellschaft mbB
Marc André Gimmy, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Taylor Wessing Partnerschaftsgesellschaft mbB

Arbeitgeber sind verpflichtet, den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz sicherzustellen und entsprechende Organisationsmaßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu ergreifen. Der Geschäftsführer als Leiter des Unternehmens trägt hierfür die letzte auch haftungsrechtliche Verantwortung. Mit Ausbreitung der Corona-Pandemie waren erhebliche Veränderungen in der Arbeitsorganisation erforderlich, um das Arbeiten trotz erhöhter Gesundheitsgefahren zu ermöglichen und an die gegenwärtigen, sich häufig ändernden Arbeitsschutzregeln anzupassen.

Corona-Arbeitsschutzregeln

Die Verbreitung der Pandemie hat zu einer zunehmenden Regelungsdichte im Arbeits- und Gesundheitsschutz geführt und diesen zu einem zentralen Thema der Personalarbeit seit Anfang 2020 etabliert. Seit April 2020 gilt der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard, der durch die seit August 2020 geltende SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel ergänzt wird. Diesen kommt zwar kein Gesetzesrang zu, ihre Wirkung kommt dem jedoch sehr nahe. Es handelt sich um vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf der Grundlage von §§ 3, 3a ArbStättV verö•entlichte Erkenntnisse und Regeln, deren Einhaltung durch den Arbeitgeber eine Richtigkeitsvermutung der ergri•enen Maßnahmen begründet. Hält sich der Arbeitgeber nicht an diese Vorgaben, trägt er die – schwer zu erfüllende – Beweislast dafür, dass die von ihm alternativ ergri•enen Maßnahmen ebenfalls dem aktuellen Stand der Technik, Arbeitsmedizin und Hygiene entsprechen.

Seit Ende Januar 2021 gilt zusätzlich die neue SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung, der als Verordnung eine noch stärkere Bindungskraft vergleichbar eines Gesetzes zukommt und mit detaillierten Regelungen zur Arbeitsorganisation aufwartet. Sie ist zwar zunächst nur befristet bis zum 30. Juni 2021 erlassen; mit einer Verlängerung ist jedoch zu rechnen. Als jüngste Neuerung ist die Einfügung von 928b Absatz 7 IfSG, die Pflicht zum Home-Office, zu nennen.

Zu diesen bundesweiten Vorgaben treten branchenspezifische und regionale Regelungen, die oft im Verordnungswege oder durch Allgemeinverfügung erlassen werden. All diese Arbeitsschutzregeln werden fortlaufend überarbeitet und an die Pandemiesituation und den Stand der Wissenschaft angepasst. Dies erschwert die arbeitsrechtliche Compliance erheblich.

Die Thematik darf nicht unterschätzt werden: Die Einhaltung dieser Regelungen wird durch die Arbeitsschutzbehörden überprüft. Behörden können hierzu Unterlagen einsehen, Auskunft verlangen oder Betriebe besichtigen. So wurden beispielsweise schon Kontrollen in Betrieben zur Überwachung der Home-OfficePflicht vorgenommen. Arbeitgeber wurden aufgefordert, ihre Gefährdungsbeurteilung für Home-Office Arbeitsplätze darzulegen. Bei Verstößen können Bußgelder verhängt oder Betriebe geschlossen werden.

Überblick über gesundheitsschützende Handlungspflichten in der Corona-Pandemie

Geschäftsführer müssen daher tätig werden, um die Einhaltung der Regelungen und den Arbeits- und Gesundheitsschutz ihrer Mitarbeiter sicherzustellen.

Geschäftsführer müssen sich mit den geltenden Regelungen vertraut machen und regelmäßig überprüfen, ob ihre Arbeitsorganisation den aktuellen Anforderungen entspricht. Angesichts der häufigen Änderungen und vielfältigen Anforderungen keine leichte Aufgabe. Bei der Umsetzung der Maßnahmen ist zu beachten, dass der betriebliche Arbeits- und Gesundheitsschutz (beispielweise Einführung von Home-Office, Maskenpflicht, Arbeitsorganisation) größtenteils der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegt, sollte ein solcher gewählt sein. Der Geschäftsführer hat daher die Zeit für Verhandlungen über entsprechenden Betriebsvereinbarungen bei der Umsetzung des Corona-Arbeitsschutzes mit einzuplanen.

Insbesondere, wenn auch nicht abschließend, sind Handlungspflichten des Geschäftsführers in den folgenden Bereichen zu finden:

Gefährdungsbeurteilung
Die Corona-Arbeitsschutzverordnung betont die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung als zentrales Instrument des Arbeitsschutzes. Die auch außerhalb von Pandemiezeiten notwendige Gefährdungsbeurteilung ermittelt und bewertet alle relevanten Gefährdungen und Belastungen, denen die Beschäftigten im Zuge ihrer beruflichen Tätigkeit ausgesetzt sind und legt fest, welche Maßnahmen zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit erforderlich sind. Arbeitgeber müssen diese mit Blick auf die neuen Infektionsschutzregelungen einem prüfenden Blick unterziehen. Die Gefährdungsbeurteilung muss die besonderen psychischen und physischen Belastungen im Zusammenhang mit dem Corona-Virus abbilden, zum Beispiel beim Arbeiten im Home-Office. Der gesamte Prozess muss sorgfältig dokumentiert werden. In der Praxis lassen Arbeitgeber die Beschäftigten umfangreiche Bögen ausfüllen, um dann gegebenenfalls einen Home-Office Arbeitsplatz rechtmäßig abzulehnen, falls die Gefährdungsbeurteilung negativ ausfallen sollte.

Unterweisung der Beschäftigten
Nicht zu unterschätzender Bestandteil des Corona-Arbeitsschutzes ist eine ordnungsgemäße, aktuelle und verständige Unterweisung aller Beschäftigten und eine klare Kommunikation. Die Unterweisung erfolgt auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung und enthält beispielsweise Informationen zum aktuellen Wissenstand, zum Ansteckungsrisiko und dem Risiko einer Neuerkrankung bei Rückkehr Genesener. Sinnvoll ist es, für die Unterweisung elektronische Kommunikationsmittel zu nutzen und damit zu dokumentieren.

Im Anschluss an eine erfolgte Unterweisung ist ein e´zientes Monitoring zu installieren, ob die vermittelten Prinzipien auch eingehalten werden. Nur so ist eine Delegation der Arbeitgeberpflichten an die Mitarbeiter möglich.

Home-Office
Nach dem neuen 928b Abs. 7 IfSG müssen Arbeitgeber bei Büroarbeiten oder vergleichbaren Tätigkeiten – außer bei Vorliegen zwingender betriebsbedingter Gründe – das Arbeiten von zu Hause anbieten. Die Arbeitnehmer müssen dieses Angebot mittlerweile auch annehmen, es sei denn, es stehen ihrerseits Gründe entgegen. Wo Home-Office ausnahmsweise nicht in Frage kommt, müssen zwingende betriebliche Gründe dokumentiert werden, da dies von den Behörden kontrolliert werden kann und ein gesteigerter Begründungsaufwand für diese Fälle erforderlich sein dürfte. Rein formalistische Ablehnungsgründe des Home-Office reichen nicht aus. Auch nach dem Auslaufen dieser „Home-OfficePflicht“ wird in vielen Betrieben das Home-Office als wirksames Mittel zur Kontaktreduzierung verbreitet bleiben. Daher sollten Home-OfficeRegeln überprüft und gegebenenfalls ergänzt werden. Home-Office entbindet nicht von der Erfüllung der Compliance-Pflichten, etwa im Bereich Datenschutz, Arbeitszeit, Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnisschutz oder Arbeits- und Gesundheitsschutz. Arbeitgeber sollten daher nicht nur Home-OfficeVereinbarungen (gegebenenfalls mit dem Betriebsrat) überprüfen oder abschließen, sondern auch spezifische Arbeitgeberpflichten bezüglich des Home-Office (z.B. arbeitszeit- und arbeitsstättenrechtliche Pflichten) schriftlich delegieren, um eine eigene Haftung zu vermeiden.

Arbeitsplatzorganisation im Betrieb
Die Arbeitsplatzorganisation in der Betriebsstätte muss so gestaltet sein, dass Kontakte und Infektionen möglichst reduziert sind. Hierzu sehen die Corona-Arbeitsschutzregeln zum Teil detaillierte und wechselnde Vorgaben vor, die hier gar nicht abschließend aufgeführt werden können. Der Geschäftsführer ist aber verpflichtet, diese Corona-Arbeitsschutzregeln monitoren zu lassen, gegebenenfalls mit externen Rechtsanwälten, um hier jederzeit schnell auf die neuen Vorgaben reagieren zu können.

Grundsätzlich müssen Arbeitsplätze so gestaltet werden, dass Infektionen erschwert und mögliche Infektionsketten unterbrochen werden. Dies kann auch zu erheblichen Umgestaltungen von Arbeitsplätzen führen. Beispielsweise können getrennte Räume oder bauliche Maßnahmen (z.B. Trennwände) notwendig sein oder ein Nutzungskonzept zur Reduzierung der „Belegungsdichte“. Bei einer gleichzeitigen Nutzung eines Raumes gilt derzeit die Regel „Eine Person pro 10 m¼“. Auch kann die Lüftungsfrequenz und -dauer oder der Einsatz von Raumluftreiniger Baustein des Infektionsschutzes sein.

Da der Corona-Virus von Mensch zu Mensch übertragen wird, sind betriebsbedingte Zusammenkünfte mehrerer Personen auf das betriebsnotwendige Minimum zu reduzieren. Dienstreisen und der Zutritt betriebsfremder Personen müssen auf das für die Erfüllung einer konkreten Arbeitsaufgabe notwendige Maß begrenzt werden. Nach über einem Jahr der pandemiebedingten Ausnahmesituation sollte die Verwendung von elektronischer Kommunikation als Alternative zu persönlichen Tre•en geübt und einsetzbar sein. Besonders hingewiesen werden muss auf das betriebliche Hygienekonzept. Arbeitgeber haben ein Hygienekonzept aufzustellen, in dem die getro•enen Maßnahmen zum betrieblichen Infektionsschutz (Mindestabstand, Bereitstellung von Desinfektionsmitteln etc.) festgehalten werden und diese umzusetzen. Verschiedentlich ist je nach Landesregelungen und Branche die Einführung eines Mund-Nasen-Schutzes am Arbeitsplatz fest verbindlich. Aber auch alle übrigen Arbeitgeber müssen prüfen, wo Masken eingesetzt werden müssen, wenn etwa das Raumkonzept zu Unterschreitungen des Mindestabstands führt und daher nach der Corona-Arbeitsschutzverordnung eine Maskenpflicht greift. Nicht zuletzt haben Arbeitgeber derzeit allen Beschäftigten, soweit diese nicht ausschließlich in ihrer Wohnung  arbeiten, mindestens zweimal pro Woche einen Corona-Test anzubieten und die Bescha•ung der Tests zu dokumentieren. Regional kann die Durchführung der Tests sogar verpflichtend sein. In Kürze wird auch das Anbieten von Impfungen durch den Betriebsarzt zu organisieren sein. All dies wird mit erheblichen Zusatzkosten für die Arbeitgeber verbunden sein.

Verdachtsfall- und Notfallmanagement
Unternehmen müssen auch auf den Ernstfall vorbereitet sein: Eine Corona-Infektion im Betrieb. Ein Verdachtsfallmanagement definiert, wie beispielsweise nach Kontakten mit Infizierten oder Rückkehrern aus Risikogebieten verfahren wird, ob also beispielsweise eine Home-OfficeQuarantäne (freiwillig) angeordnet wird. Für das Szenario des positiven Coronafalls empfiehlt sich ein Notfallplan, der die notwendigen Schritte definiert, wie die Corona-Infektion intern und nach außen gemeldet und kommuniziert wird und wie Kontakte nachverfolgt werden, um ein weiteres Verbreiten des Virus zu unterbinden. Nicht zuletzt sind Überlegungen anzustellen, wie der Betrieb auch im Falle eines Ausbruchs aufrechterhalten bleiben kann. Arbeitsplätze von infizierten Beschäftigten sind entsprechend den gesetzlichen Vorgaben nicht nur zu reinigen, sondern auch so gut wie möglich zu desinfizieren.

Fazit
Arbeiten in der Pandemie bedeutet für Geschäftsführer eine gesteigerte Verantwortung und Aufwand. Der Erlass der neuen pandemiebedingten Vorschriften erfordert, dass der betriebliche Arbeits- und Gesundheitsschutz regelmäßig neu bewertet und die Arbeitsorganisation an die gegenwärtige Infektionslage angepasst wird. Die Einhaltung der Regularien ist aufgrund der drohenden behördlichen Maßnahmen wie Betriebsschließungen, Bußgeldern, Strafen und Haftungsrisiken nicht nur rechtlich geboten, sondern auch aus wirtschaftlichen und ethischen Gründen empfehlenswert. Da sich Infektionen nicht selten auch am Arbeitsplatz verbreiten, kann eine Bekämpfung des Corona-Virus nur unter Einbeziehung der Arbeitgeber Erfolge zeigen. Solange jedoch die Corona-Pandemie nicht abklingt, ist damit zu rechnen, dass weiterhin Maßnahmen des Infektionsschutzes am Arbeitsplatz notwendig bleiben und Politik und Verwaltung mit weiteren Gesetzen und Verordnungen auf die aktuelle Lage reagieren werden.