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Die „neue“ Gesellschafterliste

Dr. Tobias Grau, Rechtsanwalt und Partner, und
Steffen Sorg, Rechtsanwalt, CMS Hasche Sigle

Pflichten und Haftungsszenarien für  GmbH-Geschäftsführer

Im Zuge der Einführung des neuen Transparenzregisters werden Gesellschaften zur Veröffentlichung ihrer wirtschaftlich Berechtigten verpflichtet. Diese Pflicht gilt bei der GmbH als erfüllt, wenn die Daten elektronisch über die im Handelsregister hinterlegte Gesellschafterliste abrufbar sind. Zu diesem Zweck hat der Gesetzgeber zum 26.6.2017 die Regelung über den Inhalt sowie die Pflicht zur Aktualisierung der Gesellschafterliste (§ 40 Abs. 1 GmbHG) neu gefasst. Nach § 40 Abs. 1 GmbHG n.F. sind nun weitere Angaben zu den Gesellschaftern zu machen. Die GmbH-Geschäftsführer haften nach § 40 Abs. 3 GmbHG auf Schadensersatz, wenn sie ihre Pflicht zur ordnungsgemäßen Erstellung und unverzüglichen Einreichung der Gesellschafterliste beim Handelsregister verletzen. Dieses Haftungsszenario hatte bislang kaum praktische Bedeutung. Mit den erhöhten Anforderungen die nunmehr an die Erstellung einer inhaltlich korrekten Gesellschafterliste gestellt werden, hat sich jedoch auch das Risiko einer persönlichen Haftung der Geschäftsführer verschärft.

I. Wesen und Zielsetzungen der  Gesellschafterliste

Bereits bei der Gründung einer GmbH (bzw. einer UG (haftungsbeschränkt)) muss gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG eine Liste der Gesellschafter mit dem in § 40 GmbHG angegebenen Inhalt zusammen mit der Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister eingereicht werden. Darauf basierend haben die Geschäftsführer nach § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Gesellschafterliste zum Handelsregister einzureichen.

Der Gesetzgeber verfolgt damit eine  doppelte Zielsetzung:

  • Zum einen soll die Gesellschafterliste ein Mittel zur einfachen Identifizierung der Gesellschafterstruktur sein und damit Transparenz schaffen. Praktisch wird dies dadurch verwirklicht, dass sie nach § 9 HGB für Jedermann online abrufbar ist.
  • Zum anderen ermöglicht die Gesellschafterliste nach § 16 Abs. 3 GmbHG den gutgläubigen Erwerb von Geschäftsanteilen vom Nichtberechtigten, wenn der Veräußerer als Inhaber des Geschäftsanteils in der Gesellschafterliste eingetragen ist. Dieser Schutz des guten Glaubens von Erwerbern sorgt im Rechtsverkehr für Sicherheit und bildet die Grundlage für die Fungibilität von Geschäftsanteilen.

II. Verantwortlichkeit der Geschäftsführer für die Gesellschafterliste

Nach § 40 Abs. 1 GmbHG haben die Geschäftsführer nach jeder Änderung der Gesellschafterstruktur unverzüglich eine neue, inhaltlich zutreffende Gesellschafterliste beim Handelsregister einzureichen. Verletzen die Geschäftsführer diese Pflicht, haften sie nach § 40 Abs. 3 GmbHG auf Schadensersatz. Diese Vorschrift begründet eine unmittelbare, gesamtschuldnerische Haftung sämtlicher Geschäftsführer. Anspruchsinhaber können neben den Gläubigern der Gesellschaft auch Alt- oder Neugesellschafter sein, deren Beteiligung sich geändert hat.

Eine Pflichtverletzung der Geschäftsführer kann im Unterlassen der Einreichung, einer verspäteten Einreichung und der Einreichung einer inhaltlich falschen Gesellschafterliste bestehen. Der Anspruch nach § 40 Abs. 3 GmbHG setzt Verschulden der Geschäftsführer voraus. Nach § 93 Abs. 2 S. 2 AktG analog wird die Pflichtwidrigkeit und das Verschulden jedoch vermutet, sodass die Geschäftsführer in einem Prozess ihre Entlastung darlegen und beweisen müssen.

Es kommen eine Vielzahl von Schäden infrage, die aus der Verletzung der fortlaufenden Pflicht zur Aktualisierung der Gesellschafterliste entstehen können:

  • Schäden, die bei den Gesellschaftsgläubigern in Betracht kommen, sind z.B. die Kosten für die anderweitige Ermittlung der Gesellschafter, Kosten für die vergebliche Inanspruchnahme eines falschen Gesellschafters oder ein Forderungsausfall wegen Verjährung.
  • Den Alt- oder Neugesellschaftern können Schäden dadurch entstehen, dass sie ihre Gesellschafterrechte (Stimmrecht, Gewinnbezugsrecht, Anfechtungsrecht, Bezugsrecht) nicht wahrnehmen können, da sie nach § 16 Abs. 1 GmbHG hierzu in der Gesellschafterliste eingetragen sein müssen.
  • Einen besonders weitreichenden Schaden verursacht ein gutgläubiger Erwerb eines Geschäftsanteils gemäß § 16 Abs. 3 GmbHG bei dem Gesellschafter, der Inhaber des veräußerten Geschäftsanteils war.

III. Neue Anforderungen an die Gesellschafterliste

Der Gesetzgeber hat mit der Neufassung des § 40 Abs. 1 GmbHG die in der Gesellschafterliste enthaltenen Pflichtangaben deutlich erweitert.

1. Angaben zur prozentualen Beteiligung am Stammkapital

Nach der neuen Fassung des § 40 Abs. 1 GmbHG sind nunmehr gesondert in der Gesellschafterliste zwei Angaben zur prozentualen Beteiligung der Gesellschafter am Stammkapital zu machen.

In allen Fällen ist in der Gesellschafterliste „die durch den jeweiligen Nennbetrag eines Geschäftsanteils vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital“ anzugeben (§ 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG n.F.). Erforderlich ist damit, dass für jeden Geschäftsanteil ausgewiesen wird, welche prozentuale Beteiligung am Stammkapital damit einhergeht. Die damit vom Gesetzgeber bezweckte „Übersichtlichkeit der Gesellschafterliste“ mag dann gegeben sein, wenn der GmbH-Gesellschafter nur einen (oder wenige) Geschäftsanteile übernommen hat: Hält etwa ein Gesellschafter bei einer GmbH mit einem Stammkapital von EUR 25.000 einen Geschäftsanteil im Nennbetrag von EUR 10.000, so kann die zusätzliche Angabe von 40 % zu einer vereinfachten Identifizierung der Gesellschafterstruktur beitragen. Bei einer heute üblichen kleinteiligen Stückelung der Geschäftsanteile stiftet die Prozentangabe jedoch eher Verwirrung, da regelmäßig eine wenig aussagekräftige Quote mit mehreren Nachkommaziffern in der Gesellschafterliste anzugeben sein wird: Ist bei einer GmbH das Stammkapital von EUR 25.000 in 25.000 Geschäftsanteile mit einem Nennwert von je einem Euro aufgeteilt, so beträgt die anzugebende Beteiligung 0,004 %. Das Oberlandesgericht München hat jüngst ausdrücklich bestätigt, dass die Pflicht zur Angabe der Beteiligungsquote auch für einen Geschäftsanteil besteht, dessen Nennbetrag lediglich ein Euro beträgt.

Darüber hinaus ist in der Gesellschafterliste auch der „Gesamtumfang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz gesondert“ anzugeben, wenn „ein Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil“ an der Gesellschaft hält (§ 40 Abs. 1 S. 3 GmbHG n.F.). Bei Gesellschaftern mit nur einem Geschäftsanteil ist damit eine zusätzliche prozentuale Angabe des Gesamtumfangs der Beteiligung nicht erforderlich, da beide Angaben ohnehin identisch wären. Hält ein Gesellschafter dagegen mehrere Geschäftsanteile, so ist in der Gesellschafterliste stets auch der prozentuale Gesamtumfang seiner Beteiligung gesondert anzugeben. Dieses Erfordernis gilt unabhängig davon, ob die Geschäftsanteile gleiche oder unterschiedliche Nennbeträge aufweisen. Das Oberlandesgericht Nürnberg hat in diesem Zusammenhang entschieden, dass die Angabe des Unterschreitens einer Erheblichkeitsschwelle bei Kleinstbeteiligungen (z.B. „< 1 %“) in der Gesellschafterliste unzulässig ist. Für die Praxis bedeutet dies, dass der genaue Prozentsatz der Beteiligung am Stammkapital in der Gesellschafterliste anzugeben ist.

Diese neuen Vorgaben machen in der Praxis häufig doppelte Prozentangaben in der Gesellschafterliste erforderlich: Ein Gesellschafter, der 10.000 Geschäftsanteile im Nennbetrag zu jeweils EUR 1 bei einer GmbH mit einem Stammkapital von EUR 25.000 hält, muss also sowohl den Gesamtumfang seiner Beteiligung (hier: 40 %) als auch die durch den Nennbetrag des einzelnen Geschäftsanteils vermittelte Beteiligung am Stammkapital (hier: jeweils 0,004 %) angeben. Diese Prozentangaben sollten in der Gesellschafterliste in einer eigenen Spalte erfolgen.

2. Angaben zu Gesellschafter- Gesellschaften

§ 40 Abs. 1 S. 2 GmbHG n.F. enthält Neuerungen in Bezug auf Angaben in der Gesellschafterliste, wenn Gesellschaften selbst Gesellschafter der GmbH sind (sog. Gesellschafter-Gesellschaften). Der Gesetzgeber differenziert dabei zwischen „eingetragenen“ und „nicht eingetragenen“ Gesellschafter-Gesellschaften.

Danach sind „bei eingetragenen Gesellschaften in die Liste deren Firma, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer aufzunehmen“. Zu den „eingetragenen Gesellschaften“ gehören zunächst alle in einem deutschen Handelsregister eingetragenen Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG, PartGG, EWiV) und Kapitalgesellschaften (AG, SE, KGaA, GmbH, UG (haftungsbeschränkt)). Die Regelung gilt zudem für ausländische eingetragene Gesellschaften.

Bei „nicht eingetragenen Gesellschaften“ sind in der Gesellschafterliste „deren jeweilige Gesellschafter unter einer zusammenfassenden Bezeichnung mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort“ aufzuführen (§ 40 Abs. 1 S. 2 GmbHG n.F.). Der Gesetzgeber versteht unter dem Begriff der „nicht eingetragenen Gesellschaften“ vor allem unternehmenstragende Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR). Veränderungen bei den Gesellschaftern der unternehmenstragenden GbR lösen nach § 40 Abs. 1 S. 2 GmbHG n.F. eine Pflicht zur unverzüglichen Aktualisierung der Gesellschafterliste aus. Dies gilt nicht nur bei Eintritt eines Neu-Gesellschafters oder Ausscheiden eines Alt-Gesellschafters, sondern auch bei einem Wohnort- oder Namenswechsel eines GbR-Gesellschafters. Es liegt auf der Hand, dass mit dem dauernden Aktualisierungsbedarf auch die Fehlerwahrscheinlichkeit der Gesellschafterliste und damit die Gefahr einer Haftung der dafür verantwortlichen Geschäftsführer steigt.

Ausweislich der amtlichen Gesetzesbegründung soll die Pflicht zur dauernden Aktualisierung der Gesellschafterliste auch bei Publikumsgesellschaften gelten. Damit sind auch bei einer Publikums-GbR mit einer Vielzahl von rein kapitalistisch beteiligten Gesellschaftern, z.B. bei einem Immobilien-Fonds, sämtliche Gesellschafter mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort anzugeben. Mit der vom Gesetzgeber auch in diesem Fall auferlegten Aktualisierungspflicht geht ein enormer Aufwand einher und verschärft nochmals deutlich das Haftungsrisiko der Geschäftsführer.

IV. Fazit

Die Neufassung des § 40 Abs. 1 GmbHG führt zu einer deutlichen Erweiterung der in der Gesellschafterliste enthaltenen Pflichtangaben und damit auch höheren Haftungsrisiken für die Geschäftsführer. Praktisch schwierig gestaltet sich dabei insbesondere die fortdauernde Aktualisierung der Gesellschafterliste im Fall einer unternehmenstragenden GbR als Gesellschafterin. Hier muss die Geschäftsführung den Mitgliederbestand der GbR fortlaufend erfassen und in der Gesellschafterliste abbilden.