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NEW WORK – Ausgewählte arbeitsrechtliche Aspekte der Planung und Umsetzung moderner Bürokonzepte

Volker Stück, Rechtsanwalt, Lead Expert Arbeitsrecht & Mitbestimmung, BWI GmbH, Bonn

Im Zuge von Arbeit/Industrie 4.0 sowie der Digitalisierung verbreiten sich zunehmend „Desksharing“, „Shared Desk“, „Open Space“ oder „Flexible Office“ als ortsflexible Arbeitsformen. Flexible Büroflächen haben zwischen 2014 und 2018 (3,4 Mio. qm) um 140 Prozent zugelegt. Und ein Ende des Anstiegs ist nicht in Sicht: Laut der JLL-Studie „Disruption or Distraction“ wird bis Ende 2022 ein jährliches Wachstum um bis zu 30 Prozent prognostiziert.

Unter den Begriffen versteht man eine (Arbeits-)Organisationsform, bei der innerhalb einer Organisationseinheit (Unternehmen, Abteilung) weniger Arbeitsplätze als Beschäftigte existieren. Die Mitarbeiter, die mit Laptop, Mobiltelefon und Rollcontainer ausgestattet sind können bzw. müssen „ihren“ Arbeitsplatz täglich frei wählen, wozu es einer „Clean-desk-Policy“ („Aufgeräumter Arbeitsplatz“) bedarf. Die entsprechend technisch ausgestatteten Büros teilen sich meist in unterschiedliche Zonen wie z.B. Quiet-Rooms, Einzelbüros, Besprechungsräume, Großraumflächen, Pausenzone (Kaffeeecke) oder Gäste-/Kundenzone. Die Auswahl erfolgt nach Bedarf mittels Sichtkontrolle oder Buchungssystem. Hintergrund und Vorteile sind:

  • Die Erkenntnis, dass infolge Urlaubs, Arbeitsunfähigkeit, Dienstreisen, Homeoffice etc. nur ca. 70 – 80% der Mitarbeiter im Büro arbeiten. So können Flächen, d.h. Mietkosten eingespart werden, was bei durchschnittlichen Bürokaltmieten (2015) pro qm von 15,20 € in Frankfurt oder 15,70 € in München Ersparnisse bringt. Hinzukommen Ersparnisse bei Nebenkosten wie Reinigung, Heizung, etc.
  • Die Arbeitsproduktivität ist laut einer Studie des Fraunhofer-IAO in einer Büro-Formenmischung am höchsten. Ein gutes Bürokonzept verbessert die Kommunikation, ohne die Konzentration zu stören.
  • Die jüngere, IT-affine Generation Y/Z ist in Zeiten des Fachkräftemangels für alte, starre Bürokonzepte – gleich ob Großraum oder Einzelbüro – ebenso wenig zu gewinnen wie für starre Arbeitszeitmodelle oder Hierarchie geprägte Organisationsformen.

Eine aktuelle Studie der Harvard Business School von Ethan Bernstein und Stephen Turban zeigt, dass Großraumbüros – trotz Nähe – zu einer Reduktion der direkten Gespräche um bis zu 70% und einem Anstieg elektronischer Post wie E-Mails und Messenger-Dienste um 20 bis 50% führen. Großraumbüros können aber ein Gewinn sein, wenn es gelingt, eine Balance zwischen dem Grundbedürfnis nach Privatsphäre und dem kreativen Miteinander zu finden – etwa durch Rückzugsräume. Rückzugsbereiche für stilles Arbeiten (ca. 45%), Arbeits plätze im Garten oder auf der Terrasse (ca. 40%) und Gemeinschaftsbereiche für Kollegengespräche  (ca. 37%) – das wünschen sich Arbeitnehmer laut einer Umfrage des Marktforschungsinstituts Appinio. Das Projekt Office 21 des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) legt nahe, dass die Zufriedenheit mit der Büroumgebung die Faktoren Arbeitsmotivation, Leistung und Mitarbeiterbindung positiv beeinflusst. Demgegenüber fühlen sich Arbeitnehmer in ihrer Konzentration gestört, wenn Personen vorbeigehen oder sie beim Arbeiten ständig beobachtet werden.

Einen individuellen Anspruch des Arbeitnehmers auf einen bestimmten „eigenen“ Schreibtisch im Büro gibt es nicht.

Bürokonzept als unternehmerische Entscheidung

Die Wahl des Bürokonzepts und der Arbeitsmittel ist eine freie unternehmerische Entscheidung, die von den Gerichten grundsätzlich zu akzeptieren ist. Einen individuellen Anspruch des Arbeitnehmers auf einen bestimmten „eigenen“ Schreibtisch im Büro gibt es nicht. Der Arbeitgeber ist frei in der Entscheidung, welchen Arbeitnehmern er welche und wie viele Arbeitsmittel zur Erbringung der Arbeitsleistung zur Verfügung stellt. Es besteht weder ein Anspruch der Mitarbeiter, mit bestimmten noch mit exklusiv genutzten Betriebsmitteln ausgestattet zu werden (LAG Düsseldorf v. 09.01.2018 – 3 TaBVGa 6/17, NZA-RR 2018, 368). Ebenso gibt es aus der in § 241 Abs. 2 BGB normierten Rücksichtnahmepflicht keinen Anspruch des Arbeitnehmers auf einen befristeten Halbtagsarbeitsplatz an einem anderen Arbeitsort oder in einem Home-Office (LAG Rheinland-Pfalz v. 18.12.2014 – 5 Sa 378/14). Umgekehrt kann der Arbeitgeber von einem Arbeitnehmer nicht per Direktionsrecht wirksam verlangen, dass er seine Tätigkeit zu Hause im Home-Office ausübt (LAG Berlin-Brandenburg v. 10.10.2018 – 17 Sa 562/18; ArbR Aktuell 2019, 47 mit Anm. Stück; zum Unfallversicherungsschutz im Home-Oºce: BSG v. 27.11.2018 – B 2 U 28/17 R).

Das „Wie“ und „Wo“ der Arbeitsleistung im Betrieb ist Sache des Direktionsrechts und kann damit grundsätzlich einseitig vom Unternehmen vorgegeben werden im Rahmen billigen Ermessens (§ 106 GewO). Der Arbeitgeber hat die unternehmerische Freiheit, Büroräume so einzurichten und auszustatten, wie er aus seiner Sicht arbeitstechnische Zwecke verfolgen kann. Umgekehrt hat der Arbeitnehmer die Pflicht, sich in der Team-Zone einen freien Arbeitsplatz zu suchen oder bei vollständiger Belegung durch den Vorgesetzten zuweisen zu lassen (LAG Düsseldorf v. 09.01.2018 – 3 TaBVGa 6/17, NZA-RR 2018, 368).

Grenzen können sich dabei insbesondere ergeben aus

  • Arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der ArbeitsstättenVO, in die die Regelungen über Bildschirmarbeit seit Dezember 2016 integriert wurden.
  • Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

Mitbestimmungsrechte bei Einrichtung von Desk Sharing

Da Einführung bzw. Umbau auf ein Desk-Sharing oder modernes Bürokonzept regelmäßig mit nicht unerheblichen Investitionen verbunden sind und auch die Arbeitsmethode berühren können, wird ein bestehender Wirtschaftsausschuss zu unterrichten und mit ihm zu beraten sein (§ 106 Abs. 3 Nr. 3, 5 BetrVG). Nach § 90 Abs. 1 Nr. 4 hat der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Planung der Arbeitsplätze rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten.

Der Arbeitsplatz ist dabei räumlich und funktional zu verstehen und es geht gerade um die Gestaltung des konkreten Arbeitsplatzes (Fitting, § 90 BetrVG Rz. 31 f.). An die Unterrichtung schließt sich die Beratung nach § 90 Abs. 2 BetrVG an. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich die Au‚assung des Betriebsrats, der Gegenvorstellungen entwickeln kann, anzuhören und sich mit ihr auseinanderzusetzen (Fitting, § 90 BetrVG Rz. 34).

Jedenfalls bei intensiven baulichen Veränderungen im Zuge der Einführung von Desk Sharing, die erhebliche Teile der Belegschaft betreffen (i.S.d. § 17 Abs. 1 KSchG), kann es sich ggf. auch um grundlegend neue Betriebsanlagen und/oder Arbeitsmethoden i.S.d. § 111 S. 3 Nr. 4, 5 BetrVG handeln, so dass der Arbeitgeber neben Unterrichtung und Beratung einen Interessenausgleich über das „Ob, Wann und Wie“ versuchen muss, notfalls bis zum Scheitern in der Einigungsstelle, um sich – je nach LAG-Rechtsprechung (vgl. Fitting, § 111 BetrVG Rz. 132 f) – nicht dem Risiko einer einstweiligen Verfügung auf Unterlassung auszusetzen. In einem Sozialplan auszugleichende oder u mildernde wirtschaftliche Nachteile dürften meist nicht entstehen, was zu beurteilen bei Dissens der Betriebsparteien Sache der Einigungsstelle ist. Denkbar wären allenfalls Unterrichtungen (§ 81 Abs. 1, 2 BetrVG) bzw. Schulungen, um die Arbeitnehmer mit dem neuen Bürokonzept und neuer Technik vertraut zu machen (Fitting, § 112/112 a BetrVG Rz. 142).

Das LAG Düsseldorf hat entschieden, dass der Betriebsrat nicht per einstweiliger Verfügung die Unterlassung der Einführung des sog. „Desk Sharing“ verlangen kann. Nach dem LAG käme von den behaupteten Mitbestimmungsrechten nur § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG in Betracht. Es bestehen aber erhebliche Zweifel, dass der Betriebsrat unter dem Aspekt der „Ordnung des Betriebs“ die Unterlassung der Einführung des „Desk Sharing“ verlangen könnte. Die Grundsatzentscheidung des Arbeitgebers, die Arbeitsplätze nicht mehr individuell zuzuordnen, steht in untrennbarem Zusammenhang mit der Erbringung der Arbeitsleistung und gehört damit zum mitbestimmungsfreien Arbeitsverhalten (LAG Düsseldorf v. 09.01.2018 – 3 TaBVGa 6/17, NZA-RR 2018, 368; a.A.: ArbG Frankfurt/Main v. 08.01.2003 – 2 BVGa 587/02, AiB 2003, 697).

Mitbestimmungsrechte bei Anweisungen zur Büroordnung & Clean Desk

Wenn ein Arbeitgeber Maßnahmen zur Ordnung im Büro ergreift, kann der Betriebsrat zu beteiligen sein. Zu unterscheiden ist das mitbestimmungspflichtige sog. Ordnungsverhalten von dem nicht-mitbestimmten Arbeitsverhalten des Mitarbeiters, wobei die Trenn linie nicht einfach zu ziehen ist. Beim Arbeitsverhalten geht es um Maßnahmen, mit denen die Arbeitspflicht im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unmittelbar konkretisiert wird hinsichtlich Gegenstand, Ort, Zeit, Reihenfolge sowie Art und Weise der Arbeit oder die in sonstiger Weise lediglich das Verhältnis des Arbeitnehmers zum Arbeitgeber betreffen (vgl. LAG Nürnberg v. 14.12.2016 – 4 TaBV 38/16 sowie Tabelle).

Versetzung, Abmahnung und Kündigung

Eine flexible, enge, räumlich nicht getrennte Arbeitsorganisation kann erhöhtes Konfliktpotenzial bergen. Im Falle eines Konfliktes zwischen Arbeitnehmern ist es ganz allgemein – ohne Rücksicht auf die Ursachen des Konfliktes – Sache des Arbeitgebers zu entscheiden, ob und wie der Konflikt durch Ausübung des Direktionsrechts gelöst werden soll. Der Arbeitgeber ist generell nicht gehalten, in Konfliktsituationen oder bei Spannungen im Arbeitsbereich eine Abmahnung anstelle der Versetzung des Arbeitnehmers auszusprechen. Die Ausübung des Direktionsrechts zur Um-/Versetzung kann als milderes Mittel vielmehr Vorrang vor einer Abmahnung und Kündigung haben (BAG v. 24.04.1996 – 5 AZR 1031/94, NZA 1996, 1088; LAG Düsseldorf v. 31.07.2018 – 3 Sa 130/18, BB 2018, 2995).

Fazit

Moderne Bürokonzepte werfen vielfältige und angesichts fehlender BAG Rechtsprechung ungeklärte Rechtsfragen auf. Planenden Arbeitgebern ist deshalb zu empfehlen, einen vorhandenen Betriebsrat frühzeitig einzubinden und die Einzelheiten des neuen Konzepts in einer Betriebsvereinbarung rechts sicher zu regeln. Ebenfalls einbezogen werden sollten die Fachfunktionen wie Fachkraft Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Datenschutzbeauftragter und IT. Schließlich sollten auch die zu schützenden Arbeitnehmer rechtzeitig und angemessen informiert bzw. beteiligt werden, damit das neue Konzept angenommen wird und funktioniert.