Euroforum

Euroforum GmbH-Geschäftsführer-Seminare
Info-Hotline: +49 2 11/88743-3340

TAX COMPLIANCE: – Immer wieder eine neue Herausforderung

Dr. Klaus Olbing, Partner, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, Streck Mack Schwedhelm, Partnerschaft mbB, Berlin

Als Geschäftsführer einer GmbH ist man vertretungsberechtigtes Organ der Gesellschaft und damit verantwortlich für die Einhaltung aller Pflichten. Diese Pflichten ergeben sich aus allen möglichen Rechtsgebieten.

So ist es selbstverständlich, dass der Geschäftsführer Qualitätssicherungssysteme einführen und deren Einhaltung kontrollieren muss, wenn er z.B. ein Produkt auf den Markt bringt oder mit Daten Dritter arbeitet.

Zu diesen rechtlichen Pflichten gehört auch das Steuerrecht. Der Geschäftsführer ist gegenüber der Finanzverwaltung dafür verantwortlich, dass die GmbH ihre Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß aufzeichnet, rechtzeitig richtige Steuererklärungen abgibt und fristgerecht die Steuern zahlt.

Hierbei ist auch der Finanzverwaltung klar, dass der Geschäftsführer nicht höchstpersönlich alle damit verbundenen Pflichten erfüllen kann. Vor diesem Hintergrund ist es nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern auch rechtlich zulässig, dass der Geschäftsführer diese Aufgabenbereiche ganz oder teilweise delegiert. Bei einer solchen Delegation bleibt aber die Letztverantwortung bei ihm. Er muss daher die Aufgabenbereiche klar definieren und mit ausreichenden sachlichen und personellen Mitteln ausstatten.

Diese Delegation kann in einer mehrköpfigen Geschäftsführung auf einzelne Geschäftsführer erfolgen. Es können untergeordnete Mitarbeiter mit diesen Aufgaben betraut werden. Man kann aber auch die ganze Buchhaltung von anderen Unternehmen (z.B. Steuerberater, Lohnbuchhalter, etc.) erledigen lassen.

Die täglichen Arbeiten der so hinzugezogenen Personen muss der Geschäftsführer dann nicht kontrollieren. Er kann in der Regel auf deren sachgerechte Arbeit vertrauen. Aber auch dann, wenn alles ordnungsgemäß zu laufen scheint, muss er in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob seine Vorgaben ordnungsgemäß umgesetzt werden. Erkennt er, dass sich die Rahmenbedingungen geändert haben, muss er reagieren und die Strukturen anpassen. Diese Kontrollfunktion kann er ebenfalls auf Dritte delegieren. Dann beschränkt sich seine Verpflichtung darauf, diese Kontrollinstanz dahingehend zu überprüfen, ob sie ihren Aufgaben gerecht wird.

Dieses System der Delegation und Kontrolle nennt man Neudeutsch auch Tax Compliance.

Dieses System der Delegation und Kontrolle nennt man Neudeutsch auch Tax Compliance. Dabei wird die Buchhaltung und Steuerabteilung als Teil des Betriebes verstanden, bei dem eine Qualitätssicherung erforderlich ist. Diese Qualitätssicherung muss wie bei der Produktion oder Dienstleistung an Dritte institutionalisiert sein und ist ständig auf seine Effizienz hin zu überprüfen.

Auch wenn der einzelne Geschäftsführer an sich nicht für die Buchhaltung /Steuern zuständig ist oder diese Tätigkeit auf Dritte delegiert wurde, muss er neben der regelmäßigen Kontrolle immer dann unverzüglich reagieren, wenn er von besonderen Situationen Kenntnis erlangt. Eine solche Sondersituation ist beispielsweise gegeben, wenn

  • erfahrene und verlässliche Mitarbeiter krankheitsbedingt wegfallen,
  • durch einen Anstieg der Geschäftstätigkeit die Arbeitsbelastung auch in der Buchhaltung zunimmt,
  • der Gesetzgeber neue Steuervorschriften erlässt (z.B. derzeit bei der Umsatzsteuer im Internethandel) oder
  • aufgrund von Liquiditätsengpässen Steuerzahlungen nicht mehr fristgerecht entrichtet werden können.

Hier erwartet man auch von dem an sich nicht zuständigen Geschäftsführer, dass er rasch und sachgerecht reagiert, um Abhilfe zu scha‚en.

Falls steuerlich etwas schiefläuft, muss der Geschäftsführer sehen, dass die Sanktionen nicht nur die GmbH treff‚en:

  • Das Finanzamt kann ihn für die Steuerrückstände der GmbH persönlich in Haftung nehmen (§§ 34, 69 AO).
  • Die Verletzung von Buchhaltungsvorschriften können als Ordnungswidrigkeit nach §³379 AO verfolgt werden. In der Krise der GmbH sind solche Verletzungen als Bankrottdelikte nach § 283 Abs. 1 StGB strafbar.
  • Die unzutre‚ende Steuererklärung kann nach § 370 AO als Steuerhinterziehung gewertet werden.
  • Die nicht rechtzeitige Zahlung der Umsatzsteuer kann nach § 26c UStG strafbar sein.

Vor diesem Hintergrund sind der Aufbau und die ständige Kontrolle eines ordnungsgemäßen Tax-Compliance- Systems nicht nur im Interesse der GmbH, sondern auch des Geschäftsführers.

Insbesondere dann, wenn er sein Amt als Geschäftsführer antritt, muss er überprüfen, ob es ein solches System gibt. Falls ja, muss er es auf seine Eºzienz hin überprüfen bzw. von Dritten überprüfen lassen. Auch wenn er in einem Konzern arbeitet, in dem es ein vorgegebenes Tax Compliance gibt, muss er überprüfen, ob das vorhandene System den rechtlichen Vorgaben entspricht. Besteht kein Tax-Compliance-System, ist ein solches ohne schuldhaftes Zögern einzurichten. Hierbei findet er in der Regel sachgerechte Unterstützung durch den Steuerberater der GmbH. Gegebenenfalls ist ein Spezialberater hinzuzuziehen.

Aber um es noch einmal deutlicher zu machen: Auch danach bleibt die Tax Compliance eine ständige Herausforderung für den Geschäftsführer, da sich sein Unternehmen entwickelt und im Steuerrecht immer neue Vorgaben gemacht werden. Wer sein Tax-Compliance-System nicht ständig überprüft bzw. überprüfen lässt und entsprechend anpasst, geht ein hohes Haftungsrisiko ein.