Konferenz-Koordinatorin

Angela Giebel

Mein Joballtag: Kein reiner Bürojob

Als Konferenz-Koordinatorin ist man regelmäßig unterwegs, Büroarbeit und Reisen wechseln sich ab. Routine im Kofferpacken bekommt man hier ganz schnell.

Bei unseren Veranstaltungen bin ich für alle organisatorischen Abläufe verantwortlich und betreue daher die Events natürlich auch vor Ort. Ob Tagungshotel, Autowelt, oder Expo-Gelände – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Doch bevor es soweit ist und die Veranstaltung beginnt, hat das Projektteam bereits eine Menge Vorarbeit geleistet.

Ich koordiniere alle organisatorischen Details von der ersten „Kick Off-Besprechung“ bis zum Abbau der Veranstaltung. Welche Raumgröße wird benötigt? Welche Bestuhlungsform ist sinnvoll? Welche Technik ist erforderlich? Werden Hostessen benötigt? Wo findet die Abendveranstaltung statt? Gibt es internationale Gäste für die Dolmetscher benötigt werden? All das sind typische Fragen, die ich im Vorfeld einer Konferenz kläre. Darüber hinaus bin ich ständig im Kontakt mit unseren Referenten, reserviere Hotelzimmer, versorge die Teilnehmer mit Infos zu Anreise und Ablauf, erstelle Tagungsunterlagen oder unsere VeranstaltungsApp. Bei kleineren Konferenzen betreue ich zudem unsere Aussteller und Sponsoren sowohl im Vorfeld, als auch vor Ort.

Während der Konferenz sorge ich für einen reibungslosen Ablauf vor Ort: Ich bin die Schnittstelle zwischen Referenten, Teilnehmern, Hotel, Technikern und Hostessen. Auch bei der besten Vorbereitung muss man immer auf Änderungen eingestellt sein. Hier ist Teamwork gefragt.

Ich arbeite eng mit meiner Conference-Directorin zusammen, unterstütze bei Recherchearbeiten, suche passende Dinner-Locations, organisiere Besichtigungen und andere Highlights, die für eine gute Atmosphäre vor Ort sorgen und unseren Teilnehmern in Erinnerung bleiben.

Das Tolle daran? Jede Veranstaltung bringt neue Herausforderungen mit sich. Ich arbeite selbstständig und mit einer hohen Eigenverantwortung.
Die perfekte Konferenz-Koordinatorin…? …hält die organisatorischen Fäden in der Hand, bewahrt auch in hektischen Situationen den Überblick und meistert alles, was einmal nicht nach Plan läuft mit Improvisationstalent und Humor.

Mein Job-Highlight

Die Besichtigung der „Saalburg“ in Bad Homburg mit den Teilnehmern der Veranstaltung „Exhaust Systems“. Im Anschluss gab es ein traditionelles römisches Essen an einer großen, gemeinsamen Tafel und eine Vorführung typischer römischer Trachtenmode. Für die „Show“ wurden einige unsere Gäste ausgewählt. Alle haben viel gelacht und Erinnerungsfotos gemacht. Der Abend hat die ganze Gruppe noch einmal näher zusammen gebracht.