Vorbemerkungen
In Zeiten des Coronavirus agieren auch wir als Event Veranstalter unter neuen Rahmenbedingungen. Hierbei hat für uns als verantwortungsvoller Gastgeber die Gesundheit unserer Mitarbeiter*innen, Teilnehmer*innen und Partner höchste Priorität.
Das Euroforum-Hygienekonzept basiert auf Handlungsempfehlung des Research Institute for Exhibition and Live Communication (R.I.F.E.L.) und bildet die Standards aller Bundesländer ab, in denen die Euroforum Deutschland GmbH Veranstaltungen durchführt.
Während der Veranstaltungen werden alle geeigneten Maßnahmen getroffen, um die Ausbreitung des Coronavirus-SARS-CoV-2 einzudämmen. Ziel ist die sichere und reibungslose Durchführung der Tagungen.
Die vom jeweiligen Bundesland zulässige Besucherzahl wird nicht überschritten.
Das Konzept ist Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Euroforum Deutschland GmbH und hat Gültigkeit für Teilnehmer, Referenten, Gäste, Aussteller, Sponsoren, Dienstleister und sonstige Besucher der Veranstaltungen. Mit der Teilnahme an einer von Euroforum durchgeführten Veranstaltung erkennen sie diese Regeln an. Euroforum behält sich den Ausschluss der Personen vor, die gegen die aufgeführten Maßnahmen verstoßen.
Für jede Veranstaltung wird darüber hinaus ein individuelles Hygienekonzept erstellt, das die speziellen Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes sowie die Gegebenheiten vor Ort berücksichtigt.
Abstandsregeln:
Während der Konferenz werden alle geeigneten Maßnahmen getroffen, damit ein Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten werden kann. Dafür werden Bestuhlungspläne für die Konferenzräume erstellt, bei denen zwischen zwei Sitzplätzen ein Mindestabstand von 1,5 Metern vorgesehen und ausreichend Abstand zwischen erster Reihe und Bühne gegeben ist.
Eine personalisierte Sitzplatzvergabe ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen.
Ein spezielles Besucherstrommanagement legt feste Laufwege fest, um Menschenansammlungen und Warteschlagen zu vermeiden. Die Laufwege werden ausreichend markiert, um Abstände einzuhalten. Nach Möglichkeit werden Ein- und Ausgänge zum Konferenzraum getrennt voneinander vorgesehen und gekennzeichnet.
Im Rahmen einer Ausstellung werden Abstände von mindestens 1,5 Metern pro Ausstellungsstand gewahrt. Ein entsprechender Ausstellungsplan wird im Vorfeld erstellt.
In Bereichen, in denen unter Umständen die Abstandsregeln nicht eingehalten werden können, werden geeignete Trennvorrichtungen (z.B. Plexiglasscheiben) eingerichtet. Dies kann z.B. am Check-In oder am Ausstellungsstand zwischen Aussteller und Besucher der Fall sein.
Mund-Nasen-Schutz („Alltagsmaske“)
Alle Anwesenden haben während der gesamten Veranstaltung einen geeigneten Mund-Nasen-Schutz zu tragen. Diese darf nur am Sitzplatz sowie zum Essen/Trinken abgenommen werden.
Alle Anwesenden werden gebeten, einen eigenen geeigneten Mund-Nasen-Schutz mitzubringen. Für den Bedarfsfall hält Euroforum am Eingang ein Kontingent an Einmalmasken als Ersatz bereit.
Rückverfolgung
Ausschließlich zur Ermöglichung einer Nachverfolgung von Infektionen werden von allen Besuchern folgende Kontaktdaten erhoben:
Diese Daten werden entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung sicher und datenschutzkonform aufbewahrt, bei Bedarfsfall dem zuständigen Gesundheitsamt zur Verfügung gestellt und nach Ablauf von spätestens 1 Monat nach Ende der Veranstaltung gelöscht bzw. vernichtet.
Art. 13, 15, 18 und 20 der Datenschutz-Grundverordnung zur Informationspflicht und zum Recht auf Auskunft zu personenbezogenen Daten finden keine Anwendung.
Die Abfrage erfolgt vor Ort entweder schriftlich in Papierform oder digital per QR-Code.
Alle Personen werden gebeten, die Corona-Warn-App der Bundesregierung runter zu laden und zu aktivieren.
Personen, die sich innerhalb von 14 Tagen vor Beginn der Veranstaltung in einem von der Bundesregierung festgelegten ausländischem Risikogebiet aufgehalten haben, werden aufgefordert, einen aktuellen negativen Corona-Test vorzulegen.
Weist eine Person Krankheits-Symptome auf, die auf eine Ansteckung mit dem SARS-CoV-2-Virus schließen lässt (z.B. Fieber, trockener Husten), ist dieser der Zutritt zur Veranstaltung nicht gestattet.
Ausschilderung:
Euroforum weist durch geeignete und gut sichtbare Hinweisschilder auf die geltenden Hygienemaßnahmen sowie auf die Verhaltensregeln vor Ort (Stichwort Nies- und Hustetikette) hin. Bei der Begrüßung am Check-In sowie zu Beginn der Konferenz wird nochmals mündlich auf das Hygienekonzept hingewiesen.
Allgemeine Hygienemaßnahmen vor Ort:
Euroforum stellt sicher, dass ausreichend Desinfektionsspender und Möglichkeiten zum Händewaschen zur Verfügung stehen.
Alle Türklinken, Handläufe, Oberflächen und Kontaktflächen werden in regelmäßigen Abständen gereinigt. Ein entsprechender Plan mit Reinigungsintervallen wird mit dem Verantwortlichen der Event-Location erarbeitet.
Gemeinsam mit dem Verantwortlichen der Event-Location wird für eine ausreichende Belüftung gesorgt.
Hygienebeauftragter
Im Rahmen jeder Veranstaltung wird ein Mitarbeiter der Euroforum Deutschland GmbH als Beauftragter für Hygienefragen benannt, der vor Ort die Einhaltung aller Maßnahmen dieses Konzeptes überwacht.
Alle Mitarbeiter werden im Vorfeld über alle wesentlichen Punkte rund um Hygiene geschult.
Vor Ort ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, stets einen Mund-Nasen-Schutz zu tragen.
Jeder Mitarbeiter ist berechtigt, auf die Nichteinhaltung dieses Hygienekonzepts hinzuweisen und ggfl. vom Hausrecht Gebrauch zu machen.
Check-In
Die Registrierung am Check-In erfolgt möglichst kontaktlos. Durch Anbringen einer Trennvorrichtung wird für einen ausreichenden Abstand zwischen dem Euroforum-Mitarbeiter und dem Besucher gesorgt.
Catering, Technik
Die Bewirtung während der Veranstaltung wird in Absprache mit den Verantwortlichen der Event-Location so erfolgen, dass Abstandregeln und Hygienevorgaben eingehalten werden können. Das vorliegende Hygienekonzept ist Teil der Zusammenarbeit mit allen Dienstleistern und Partnern, Euroforum überwacht die Einhaltung.