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Das Dynamische Beschaffungssystem aus Bietersicht

Daniela Holzer-Barth, Dipl.-Betriebswirtin (FH), Abteilungsleiterin vertriebliches Ausschreibungsmanagement, und
Evelyn Schütz LL.B., Referentin Vertriebliches Ausschreibungsmanagement, Hays AG

Als eines der führendenden Unternehmen der Personal und Projektdienstleistungsbranche nimmt die Hays AG regelmäßig an Ausschreibungen teil. Im Laufe der Zeit hat unser Haus als Vertragspartner von öffentlichen Auftraggebern vielfältige Erfahrungen mit den unterschiedlichsten Vertragskonstellationen (insbesondere Rahmenvertrag mit einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern) gesammelt.

Mitte letzten Jahres konnten wir erstmals unsere Erfahrungen bezüglich des Dynamischen Beschaffungssystems erweitern und sind zu dem Ergebnis gekommen, dass das System für uns eine gute Alternative zum Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern sein kann. Im Rahmen von Markterkundungsgesprächen haben wir zugleich festgestellt, dass öffentliche Auftraggeber nur vereinzelt über Erfahrungen mit dem Dynamischen Beschaffungssystem verfügen. In Teilen ist das Konstrukt gänzlich unbekannt. Nachfolgend soll daher ein kurzer Überblick über das Dynamische Beschaffungssystem gegeben werden.

Das Dynamische Beschaffungssystem findet seinen Ursprung in der RL 2004/18 EU, welche mittlerweile durch die RL 2014/24 EU abgelöst wurde. Da fortlaufend neue Techniken der Online-Beschaffung entwickelt werden und sich die Online-Beschaffung schnell verbreitet, wollte der Gesetzgeber sich diesem Prozess anpassen.

Das Dynamische Beschaffungssystem, ein nicht offenes Verfahren, ist ein vollelektronisches und befristetes Verfahren, was für die Beschaffung von marktüblichen Leistungen im Sinne des § 120 Abs. 2 GWB genutzt werden kann. Dadurch soll dem Auftraggeber eine breite Angebotspalette gewährleistet werden. Aufgrund dessen wird ein gesteigerter Wettbewerb geschaffen, welcher zum einen die optimale Einsetzung von Dienstleistungen und Gütern am Markt, und zum anderen eine sparsame Verwendung öffentlicher Mittel gewährleistet.

Das Dynamische Beschaffungssystem ist in zwei Stufen aufgeteilt. Im ersten Schritt haben die Bieter ihre Eignung nachzuweisen. Jeder interessierte Bieter, der einen Teilnahmeantrag stellt und die Eignungskriterien erfüllt, soll zur Teilnahme am Vergabeverfahren zugelassen werden. Nach Ermittlung geeigneter Bewerber besteht dann ein Bieterkreis, auf den der Auftraggeber bei wiederholter Beschaffung zurückgreifen kann. Eine wiederholte Beschaffung kann auch in der Vermittlung von Personaldienstleistungen gesehen werden – die Dienstleistung ist die gleiche, die Leistung eine andere. Gleichzeitig haben aber auch neue, geeignete Interessenten während des gesamten Zeitraums des Verfahrens die Möglichkeit, Teil des Bieterkreises zu werden. Im zweiten Schritt werden die Unternehmen durch den öffentlichen Auftraggeber zur Angebotsabgabe aufgefordert

Das Dynamische Beschaffungssystem ist vergleichbar mit einem Rahmenvertrag, der mit mehreren Wirtschaftsteilnehmer geschlossen wird. Einer der zentralen Unterschiede jedoch ist, dass das Dynamische Beschaffungssystem einem nicht begrenzten Bieterkreis über die Vertragslaufzeit zur Verfügung steht, somit eine Flexibilität bezüglich der potentiellen Auftragnehmer besteht. Bei einem Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern sind die Auftragnehmer jedoch mit Zuschlag bekannt und stehen über die gesamte Laufzeit unveränderlich fest.

Auch hinsichtlich des Beschaffungsvolumens ist das Dynamische Beschaffungssystem flexibler. Nach neuester Rechtsprechung der Vergabekammer Bund (Az: VK1-39/19) hat der Auftragnehmer das voraussichtliche Auftragsvolumen so genau wie möglich zu schätzen. Sollte dies nicht möglich sein, so hat er in den Vergabeunterlagen zumindest Erfahrungswerte anzugeben.

Im Falle eines Dynamischen Beschaffungssystems muss mit Inbetriebnahme des Systems u.a. die geschätzte Menge der gewünschten Leistung bekannt gegeben werden (§ 23 Abs. 3 VgV).

Aufgrund der Erfahrungen, welche wir bereits mit Rahmenverträgen sowie dem Dynamischen Beschaffungssystem gesammelt haben, ergeben sich aus unserer Sicht folgende Vorteile für die Vertragsparteien:

DAUERHAFTER ZUGANG ZUM UND AUSTRITT AUS DEM DYNAMISCHEN BESCHAFFUNGSSYSTEM

Interessierte Bieter haben während des Verfahrens jederzeit die Möglichkeit, dem Dynamischen Beschaffungssystem beizutreten. Das kann gerade für Unternehmen von Vorteil sein, welche zu Beginn des Systems nicht alle Eignungskriterien erfüllen, diese im Laufe der Zeit jedoch erhalten. Allgemein aber können Bieter aufgrund des Dynamischen Beschaffungssystems ihre Kapazitäten besser verteilen, da hier keine festen Fristen für die Angebotsabgabe, bzw. den Beitritt zu dem Konstrukt bestehen, wie es bei Ausschreibungen für Rahmenverträge mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern der Fall ist. Damit sind sie frei in ihrer Entscheidung, welche Ausschreibungen bevorzugt zu bearbeiten sind und können dem Dynamischen Beschaffungssystem dann beitreten, wenn freie Kapazitäten vorhanden sind.

Das Gleiche gilt für den Austritt aus bzw. das Ruhen lassen des Dynamischen Beschaffungssystems. Sollte das Dynamische Beschaffungssystem im Laufe des Verfahrens nicht mehr von Interesse für den Auftragnehmer sein oder dieser aufgrund seiner Kapazitäten vorerst die Abrufe nicht bearbeiten können, kann der Auftragnehmer jederzeit seinen Austritt aus dem Verfahren erklären bzw. das Verfahren intern ruhen lassen. Der Auftragnehmer ist hier nicht verpflichtet, Abrufe zu bedienen. Der Auftraggeber hat hier trotzdem einen klaren Vorteil: Er bekommt Angebote von den Auftragnehmern, die, zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe, zum einen leistungsfähig sind und zum anderen, auch die Leistung fachlich erbringen können.

Aufgrund des unbegrenzten Bieterkreises ist ein ausreichender Wettbewerb zu jeder Zeit gewährleistet, da während der Laufzeit jederzeit neue Bieter hinzukommen können. Das Risiko, zu wenige oder keine Angebote zu erhalten, ist daher auch in konjunkturellen Hochphasen äußerst gering.

VOLLELEKTRONISCHES VERFAHREN

Das Dynamische Beschaffungssystem wird ausschließlich elektronisch betrieben. Die Daten werden zu Beginn (Verfahrensstufe eins) einmal im Rahmen der Eignungsprüfung eingegeben und lediglich weitergegeben. Dadurch sind die Prozesse beschleunigt, Fehler wie z.B. Formfehler werden vermieden.

Im Rahmen der Abrufe (Verfahrensstufe zwei) ist der Prüfprozess deutlich verkürzt, da eine Eignungsprüfung bereits in der ersten Verfahrensstufe stattgefunden hat. Dies muss somit in der zweiten Verfahrensstufe nicht mehr erfolgen. Dem Auftragnehmer wird das Ergebnis auf diese Weise deutlich schneller als in klassischen Ausschreibungsprozessen zur Verfügung gestellt.

ZEITNAHE BESCHAFFUNG OHNE EINGRENZUNG

Das vollelektronische Verfahren ermöglicht dem Auftraggeber eine zeitnahe und bedarfsgerechte Beschaffung. Für den Auftragnehmer gehen damit kürzere Wartefristen einher, mit der Leistungserbringung kann somit kurzfristig begangen werden. Beispielsweise hat der Auftraggeber bei einer technologischen Neuerung kein erneutes Verfahren auszuschreiben, sondern kann im Rahmen des Dynamischen Beschaffungssystems diese Neuerung abrufen. Bei Rahmenverträgen muss die Leistungsbeschreibung abschließend formuliert sein und der Auftraggeber ist auf diese Leistung beschränkt – unabhängig davon, ob sich während der Vertragslaufzeit Neuerungen auf dem Markt ergeben.

Für beide Parteien fällt weiter der Schritt der Eignungsprüfung und damit die zeitliche Aufwendung weg. Der Auftraggeber hat lediglich die Angebote zu prüfen. Der Zuschlag kann im Anschluss unmittelbar erteilt werden.

Wie die vorgenannten Punkte aufzeigen, ist das Dynamische Beschaffungssystem flexibler als ein Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern, was besonders heutzutage – in Zeiten der Schnelllebigkeit – große Bedeutung hat. Gerade die Auftraggeber können mit dem Dynamischen Beschaffungssystem flexibel auf Marktgegebenheiten aber auch technologische Neuerungen reagieren. Wie bereits Eingangs erwähnt, ist das Dynamische Beschaffungssystem eine gute Alternative zum altbewährten Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschafteilnehmern, der insbesondere durch seine Kalkulierbarkeit Vorteile für die Vertragsparteien bringt.

Gerade deshalb können wir uns auch sehr gut vorstellen, in Zukunft Partner verschiedener Modelle zu sein – „der Mix machts“, sowohl für uns als Bieter als auch für Sie als Auftraggeber.